Een informele organisatie vraagt om informeel IAM.
Hoe ken je rechten toe op basis van de werkelijke inrichting van je organisatie?
In veel IAM-omgevingen is de rechtentoekenning ingericht op basis van gegevens uit een formele, redelijk statische bron: het personeelssysteem. Dit is voor de algemene toegang prima. Maar de iets meer specifieke toegang tot applicaties en ruimtes is veelal gebaseerd op de informele organisatiestructuur.
Informele organisatiestructuur
Een organisatie bestaat uit meer dan de formele organisatie-eenheden en de functies die in het HR-systeem zijn vastgelegd. Buiten deze formele inrichting zijn er allerlei externe identiteiten die vaak tijdelijk deel uitmaken van de organisatie: denk aan tijdelijke krachten, flexwerkers, oproepkrachten, ingehuurde specialisten. Ook bestaan er veel tijdelijke verbanden, zoals werkgroepen en projecten. In een goed functionerende agile-ontwikkelorganisatie worden teams situationeel uitgebreid met specialistische kennis; de samenstelling van zo'n team kan zelfs per sprint veranderen. En er zijn medewerkers die formeel op één plek zijn geadministreerd, maar in werkelijkheid een heel andere functie op een andere afdeling vervullen.
Kortom: de informele organisatie is fluïde en wordt maar ten dele afgedekt door de formele organisatie. De formele administratie is niet hierop ingericht – terecht, want daar is ze ook niet voor bedoeld. Maar voor het toekennen van toegangsrechten is deze informele informatie cruciaal.
IAM-oplossingen
Elke IAM-oplossing biedt de mogelijkheid om voor individuen extra rechten aan te vragen. Daarmee zou je dit vraagstuk kunnen oplossen. Maar dat betekent wel dat je voor elk lid van een informeel team afzonderlijk alle teamrechten moet aanvragen. Weinig efficiënt. Ook zal dit leiden tot vervuiling, want rechten aanvragen gebeurt wel, maar ze op tijd weer laten intrekken is een ander verhaal.
Basistoegang – voordeur, account, mailadres, en dergelijke – wordt uitgedeeld op basis van de formele organisatie. Specifieke, werkgerelateerde toegang regel je beter op basis van een informeel team. De variatie zit hem meestal niet in de rechten van individuen maar in de samenstelling van het informele team dat die rechten gebruikt.
Een informeel bronsysteem
Er is dus een beter beheersbare oplossing nodig als bron van rechtentoekenning voor de IAM-oplossing: Naast de formele organisatiestructuur uit het HR-systeem moet er ook voor de informele organisatiestructuur een bronsysteem zijn.
In zo’n ‘informeel bronsysteem’ beheert een verantwoordelijke van een informeel organisatieonderdeel wie deel uitmaakt van het onderdeel. Voor een project kan dit de projectleider en/of de projectondersteuners zijn, voor een agile team de scrummaster, voor de OR de secretaris.
Eenmalig wordt bepaald welke rechten het team nodig heeft. Daarna hoeft de beheerder alleen nog identiteiten toe te voegen en die krijgen meteen de juiste teamrechten. Evenzo worden die rechten automatisch ingetrokken als iemand uit het team verdwijnt. En een extra recht hoeft alleen maar aan het team te worden toegevoegd om alle teamleden er toegang toe te geven.
Een goed informeel bronsysteem kan ook gebruik maken van de informatie uit het formele bronsysteem. Zo kunnen er automatisch informele afdelingen worden aangemaakt vanuit het HR-systeem. De vaste medewerkers in worden automatisch daarin geplaatst. De manager van de afdeling kan daar desgewenst flexkrachten, inhuur en partners aan toevoegen.
Is dit niet risicovol?
Een bronsysteem ‘informeel’ noemen lokt meteen een gevoel van gevaar op. Is het niet risicovol om naast een goed gecontroleerd systeem als de personeelsadministratie, met al haar controleprocessen en zorgvuldige medewerkers, een informeel systeem te plaatsen?
Het antwoord is: Ja, dat is een risico. Vandaar dat het informele bronsysteem wel moet worden ingebed in een robuust IAM-landschap, met een solide derdenadministratie en controle- en govenrnance-processen. Een informeel bronsysteem is slechts één draad in uw identity-fabric, maar wel een draad welke de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid flink verbeterd.
Heeft u interesse in zo’n oplossing? Bel ons!